Registrierkassenpflicht in Österreich: So bleiben Sie bei Barumsätzen auf der sicheren Seite
Die Registrierkassenpflicht verpflichtet Unternehmer:innen in Österreich, ihre Barumsätze einzeln mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen. Sie gilt seit 1. Jänner 2016 und betrifft Gewerbebetriebe, selbstständig Tätige sowie Land- und Forstwirte.
Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Sie verkettet jeden Beleg mit einer elektronischen Signatur und schützt die Aufzeichnungen so vor Manipulation.
Wichtig: Ein Kassasturz zur Ermittlung der Tageslosung ist grundsätzlich nicht mehr zulässig. Auch wer (noch) keine Registrierkasse braucht, muss Bareinnahmen einzeln aufzeichnen.
Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?
Eine Registrierkasse ist Pflicht, wenn beide Grenzen pro Betrieb und Jahr überschritten werden:
- Jahresumsatz über 15.000 € netto und
- davon Barumsätze über 7.500 € netto.
Was zählt als Barumsatz? Neben Bargeld auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, Barschecks sowie ausgegebene Gutscheine und Bons. Auch Handy-Zahlungen an der Kasse zählen dazu. Nicht als Barumsatz gelten nachträgliche Zahlungen per Erlagschein oder E-Banking (Überweisung).
Was zählt als Barumsatz? Neben Bargeld auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, Barschecks sowie ausgegebene Gutscheine und Bons. Auch Handy-Zahlungen an der Kasse zählen dazu. Nicht als Barumsatz gelten nachträgliche Zahlungen per Erlagschein oder E-Banking (Überweisung).
Wann beginnt die Pflicht?
Die Kasse muss ab Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden, im Einsatz sein.
Beispiel: Ein Betrieb erzielt von Jänner bis April 2026 15.600 € Umsatz, davon mehr als 7.500 € bar. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat, gilt die Pflicht ab 1. August 2026. Ist er das Kalendervierteljahr (Vorjahresumsatz bis 100.000 €), gilt sie ab 1. Oktober 2026.
Ende der Pflicht
Werden die Grenzen in einem Folgejahr nicht mehr überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände absehbar, dass das auch künftig so bleibt, fällt die Pflicht mit Beginn des nächsten Jahres weg.
Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht
Für bestimmte Betriebe und Umsatzarten gibt es Ausnahmen oder Erleichterungen. Seit 2026 liegt die Umsatzgrenze für die wichtigsten Ausnahmen bei 45.000 € netto (bis 2025: 30.000 €).
Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regelung“): Wer von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen und Plätzen verkauft, braucht bis zu 45.000 € Jahresumsatz im Freien weder Registrierkasse noch Belege. Voraussetzung ist, dass die Umsätze nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen erzielt werden. Die Tageslosung darf per Kassasturz ermittelt werden.
Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten: Liegt der Jahresumsatz der Hütte(n) bei höchstens 45.000 €, entfallen Kassen- und Belegpflicht.
Buschenschanken: Auch hier entfallen Kassen- und Belegpflicht, wenn der Betrieb an höchstens 14 Tagen im Jahr geöffnet ist und der Jahresumsatz (gesamtbetrieblich) 45.000 € nicht übersteigt.
Kantinen gemeinnütziger Vereine: Eine Vereinskantine ist befreit, wenn sie höchstens 52 Tage im Jahr betrieben wird und der Jahresumsatz 45.000 € nicht übersteigt.
Feste und Veranstaltungen begünstigter Vereine: Für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften, etwa kleine Feuerwehrfeste oder Sportveranstaltungen, gibt es keine Kassen- und Belegpflicht. Die Losung darf vereinfacht ermittelt werden.
Automaten: Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten mit einem Einzelumsatz von höchstens 20 € brutto sind von der Kassen- und Belegpflicht befreit. Die Losung wird vereinfacht ermittelt.
Onlineshops: Bezahlt die Kundschaft nicht direkt mit Bargeld, besteht für diese Umsätze keine Registrierkassenpflicht. Die Belegpflicht bleibt jedoch bestehen.
Mobile Berufe: Wer Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erbringt, etwa als mobile Friseurin oder mobiler Masseur, muss den Umsatz nicht sofort in der Kasse erfassen. Es genügt, vor Ort einen Beleg auszuhändigen, eine Durchschrift aufzubewahren und den Umsatz nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub nachzuerfassen. Für Taxi- und Mietwagenunternehmen gilt diese Erleichterung nicht.
Achtung: Bei der Kalte-Hände-Regelung gilt die 45.000-€-Grenze nur für die Umsätze im Freien. Umsätze im Geschäftslokal unterliegen den allgemeinen Regeln.
Achtung: Bei der Kalte-Hände-Regelung gilt die 45.000-€-Grenze nur für die Umsätze im Freien. Umsätze im Geschäftslokal unterliegen den allgemeinen Regeln.
Anforderungen an die Registrierkasse
Als Registrierkasse gilt jedes elektronische System, das die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) erfüllt. Das kann eine klassische Kasse, eine PC-Software, eine Web-Kasse oder eine App auf Smartphone oder Tablet sein.
Jede Registrierkasse braucht:
- ein Datenerfassungsprotokoll (DEP)
- einen Drucker oder eine Möglichkeit zur elektronischen Belegübermittlung
- eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (z. B. Signaturkarte oder Online-Signatur)
- eine AES-256-Verschlüsselung des Umsatzzählers
- eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer
Inbetriebnahme in vier Schritten
- Startbeleg
- Kasse und Signaturerstellungseinheit binnen einer Woche über FinanzOnline
- Unmittelbar danach den Startbeleg mit der kostenlosen BMF-Belegcheck-App prüfen.
- Prüfergebnis protokollieren und gemeinsam mit dem Startbeleg aufbewahren.
Im laufenden Betrieb erstellt die Kasse am Monatsende einen Monatsbeleg und am Jahresende einen Jahresbeleg. Den Jahresbeleg müssen Sie ausdrucken, ebenfalls mit der Belegcheck-App prüfen und aufbewahren. Fällt die Kasse voraussichtlich länger als 48 Stunden aus, ist das über FinanzOnline zu melden.
Belegerteilungspflicht
Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz – unabhängig davon, ob eine Registrierkassenpflicht besteht. Kund:innen müssen den Beleg annehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen.
Jeder Beleg muss enthalten:
- Bezeichnung des Unternehmens
- fortlaufende, einmalige Belegnummer
- Datum (bei Registrierkassen auch Uhrzeit)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Leistung
- Betrag der Barzahlung, bei Registrierkassen nach Steuersätzen getrennt
- bei Registrierkassen: Kassenidentifikationsnummer und maschinenlesbarer Code (QR-Code)
Belege sind als Durchschrift oder elektronisch sieben Jahre aufzubewahren.
Neu ab 1. Oktober 2026: digitale Belegmitnahme
Seit 1. Oktober 2026 können Sie den Beleg nicht nur per E-Mail, App oder Download-Link übermitteln, sondern ihn auch vor Ort digital bereitstellen – etwa per QR-Code oder auf einem kundenzugewandten Bildschirm. Der elektronische Beleg muss unmittelbar nach der Zahlung abrufbar sein, z. B. indem Kund:innen ihn vor Ort mit dem eigenen Handy auslesen.
Kund:innen behalten das Recht, einen Papierbeleg zu verlangen – direkt nach der Zahlung oder bis Geschäftsschluss desselben Tages.
Strafen bei Verstößen
Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse verwendet oder eine Kasse ohne Sicherheitseinrichtung betreibt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit. Dafür droht eine Geldstrafe von bis zu 5.000 €.
Noch teurer kann die Folgewirkung sein: Das Finanzamt kann die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnungen anzweifeln und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das führt oft zu deutlichen Steuernachzahlungen.
Fazit
Die Registrierkassenpflicht greift, sobald ein Betrieb mehr als 15.000 € Jahresumsatz und davon mehr als 7.500 € Barumsätze erzielt. Die Kasse muss RKSV-konform sein, bei FinanzOnline angemeldet und mit Start-, Monats- und Jahresbelegen geführt werden. Ausnahmen gelten vor allem für Umsätze im Freien, Hütten, Buschenschanken und Vereinskantinen bis 45.000 €. Seit Oktober 2026 wird die Belegerteilung dank QR-Code und Bildschirmanzeige deutlich einfacher.
Häufige Fragen zur Registrierkassenpflicht (Österreich)
Zählen Kartenzahlungen als Barumsatz?
Ja. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort gelten als Barumsatz. Das gilt auch für Handy-Zahlungen vor Ort. Nachträgliche Zahlungen per Erlagschein oder E-Banking zählen dagegen nicht.
Brauche ich als Kleinunternehmer:in eine Registrierkasse?
Ja, wenn Sie die Umsatzgrenzen überschreiten. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von der Registrierkassenpflicht. Entscheidend ist, ob Ihr Jahresumsatz über 15.000 € liegt und davon mehr als 7.500 € bar oder mit Karte bezahlt werden. Einen Beleg müssen Sie unabhängig davon ab dem ersten Barumsatz ausstellen.
Brauche ich eine Registrierkasse, wenn ich nur Rechnungen stelle?
Nur wenn Rechnungen bar oder mit Karte vor Ort bezahlt werden und Sie die Umsatzgrenzen überschreiten. Dann muss die Zahlung in der Kasse erfasst werden. Auf dem Kassenbeleg reichen Rechnungsnummer und Zahlungsbetrag.
Gilt die Belegpflicht auch ohne Registrierkassenpflicht?
Ja. Ab dem ersten Barumsatz müssen Sie einen Beleg ausstellen – notfalls händisch mit fortlaufender Nummer.
Kann ich eine Handy-App als Registrierkasse nutzen?
Ja, sofern die App die RKSV erfüllt und eine Signaturerstellungseinheit angebunden ist (z. B. Online-Signatur).
Was passiert, wenn meine Kasse ausfällt?
Sie stellen Papierbelege aus und erfassen die Umsätze nach der Reparatur nach. Dauert der Ausfall voraussichtlich länger als 48 Stunden, melden Sie ihn über FinanzOnline.
Muss ich Kund:innen noch einen Papierbeleg geben?
Seit 1. Oktober 2026 reicht auch ein digitaler Beleg per QR-Code oder Bildschirm. Verlangt die Kundin oder der Kunde einen Papierbeleg, müssen Sie ihn aber weiterhin ausstellen.
Brauchen Vereine eine Registrierkasse?
Nicht für alle Umsätze. Kantinen gemeinnütziger Vereine sind befreit, wenn sie höchstens 52 Tage im Jahr betrieben werden und der Jahresumsatz 45.000 € nicht übersteigt. Auch für bestimmte Umsätze begünstigter Vereine, etwa bei kleinen Vereinsfesten, gilt keine Kassen- und Belegpflicht. Für alle anderen Umsätze gelten die allgemeinen Grenzen.