Rechnung in Österreich: Pflichtangaben, Fristen und Rechnung richtig schreiben
Sie möchten wissen, welche Pflichtangaben eine Rechnung in Österreich enthalten muss oder wie Sie eine Rechnung korrekt erstellen? Dann finden Sie hier alle wichtigen Informationen – von den gesetzlichen Vorgaben über Fristen bis hin zu Musterrechnungen und der Verjährung von Forderungen.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist eine schriftliche Aufstellung über erbrachte Lieferungen oder Dienstleistungen, die vom Kunden bezahlt werden müssen.
Sie dokumentiert den Zahlungsanspruch und ermöglicht Unternehmer:innen den Vorsteuerabzug.
In Österreich ist jede Rechnung ein offizieller Beleg für die Buchhaltung und ein Nachweis für Betriebsprüfungen.
In Österreich sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen 7 Jahre lang aufzubewahren – auch digitale Rechnungen müssen so lange gespeichert werden.
In Österreich sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen 7 Jahre lang aufzubewahren – auch digitale Rechnungen müssen so lange gespeichert werden.
Rechnung schreiben: So erstellen Sie eine korrekte Rechnung
Eine Rechnung zu schreiben ist in Österreich an gesetzliche Vorgaben gebunden. Die nachfolgend beschriebenen Pflichtangaben sind insbesondere für Rechnungen zwischen Unternehmern (B2B) von Bedeutung, da sie unter anderem Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers sind.
Auch gegenüber Privatkunden (B2C) müssen Unternehmer in vielen Fällen Rechnungen oder Belege ausstellen. Die gesetzlichen Anforderungen können jedoch – abhängig von der Art der Leistung und den steuerlichen Vorschriften – von den klassischen B2B-Rechnungen abweichen.
Zu einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören unter anderem:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Beschreibung der erbrachten Dienstleistung
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Nettoentgelt
- Angewendeter Umsatzsteuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag
- UID-Nummer, sofern gesetzlich erforderlich
Fehlen wichtige Angaben, kann dies insbesondere für Unternehmer zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen. Daher empfiehlt es sich, Rechnungen stets sorgfältig zu prüfen oder eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, die die gesetzlichen Anforderungen automatisch berücksichtigt.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto gelten vereinfachte Vorgaben: Hier müssen lediglich Ausstellungsdatum, Bezeichnung der Leistung und Gesamtbetrag inklusive Steuer angegeben werden.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto gelten vereinfachte Vorgaben: Hier müssen lediglich Ausstellungsdatum, Bezeichnung der Leistung und Gesamtbetrag inklusive Steuer angegeben werden.
Rechnungsstellung: Welche Fristen gelten in Österreich?
Das österreichische Umsatzsteuergesetz sieht für bestimmte Leistungen Fristen für die Ausstellung einer Rechnung vor.
Grundsätzlich muss eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung ausgestellt werden. Diese Frist gilt insbesondere für Leistungen an andere Unternehmer.
Unabhängig von dieser gesetzlichen Frist empfiehlt es sich jedoch, Rechnungen möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung zu erstellen. So behalten Sie den Überblick über offene Forderungen, verbessern Ihre Liquidität und vermeiden Verzögerungen beim Zahlungseingang.
Bei Bauleistungen sowie bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen können abweichende Regelungen gelten. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Rechtslage geprüft werden.
Was sind die Unterschiede nach Rechtsform?
Die Pflichtangaben gelten für alle Unternehmensformen, egal ob e.U., GmbH oder AG. Unterschiede bestehen lediglich in den zusätzlichen Angaben: Einzelunternehmer:innen müssen den vollständigen Namen und die Geschäftsadresse angeben, während Kapitalgesellschaften zusätzlich Firmenbuchnummer, Sitz und zuständiges Gericht aufführen müssen.
Wann müssen Rechnungen geschrieben werden?
Rechnungen sollten zeitnah nach Leistungserbringung erstellt werden. Das sichert die Liquidität des Unternehmens und erleichtert das Mahnwesen. Für Privatkunden genügt die Rechnung auf Verlangen, bei Unternehmer:innen muss sie immer ausgestellt werden.
Besondere Rechnungsformen
- Proforma-Rechnung: Dient als Vorab-Dokumentation, z. B. für Kostenvoranschläge oder den Zoll.
- Elektronische Rechnung: Digitale Rechnungen sind zulässig, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind.
- Reverse-Charge-Rechnung: Die Umsatzsteuer wird auf den Leistungsempfänger übertragen, insbesondere bei EU-weiten Lieferungen
Wann verjährt eine Rechnung in Österreich?
Eine häufige Frage lautet: Wann verjährt eine Rechnung in Österreich?
Grundsätzlich gilt für offene Forderungen aus Rechnungen eine Verjährungsfrist von drei Jahren, sofern keine besondere gesetzliche Regelung eine längere oder kürzere Frist vorsieht. Die Frist beginnt in der Regel mit dem Zeitpunkt, an dem die Forderung fällig wird und erstmals gerichtlich geltend gemacht werden könnte.
Wird die Forderung innerhalb dieser Zeit nicht eingefordert oder gerichtlich geltend gemacht, kann der Schuldner die Einrede der Verjährung erheben. Das bedeutet nicht, dass die Forderung automatisch erlischt, sie ist jedoch in vielen Fällen rechtlich nicht mehr durchsetzbar.
Um Forderungsausfälle zu vermeiden, sollten offene Rechnungen regelmäßig überwacht und säumige Kunden zeitnah gemahnt werden. Falls erforderlich, können weitere rechtliche Schritte – beispielsweise ein gerichtliches Mahnverfahren – die Verjährung unterbrechen oder hemmen.
Fehlerhafte Rechnungen
Fehlen Pflichtangaben oder ist die Rechnung unvollständig, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. In solchen Fällen muss die Rechnung korrigiert oder neu ausgestellt werden.
Rechnungsmuster der WKO
Die Wirtschaftskammer Österreich stellt ein praktisches Rechnungsmuster zur Verfügung, das alle Pflichtangaben enthält und als Vorlage genutzt werden kann: WKO-Rechnungsmuster.
Fazit
Eine Rechnung in Österreich korrekt auszustellen ist entscheidend für die rechtliche Absicherung, die eigene Liquidität und die steuerliche Ordnung. Egal, ob man als Einzelunternehmer:in, Freiberufler:in oder GmbH tätig ist: Wer die Pflichtangaben kennt, Rechnungen zeitnah erstellt und bei Bedarf auf elektronische oder spezielle Rechnungsformen wie Proforma oder Reverse-Charge zurückgreift, minimiert Risiken und erleichtert die Buchhaltung. Das WKO-Rechnungsmuster bietet eine praktische Orientierung, um Fehler zu vermeiden und den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Richtig ausgestellte Rechnungen sichern nicht nur die Zahlungsansprüche, sondern tragen auch zu einer klaren Unternehmensorganisation bei – und das zahlt sich langfristig aus.
Häufige Fragen zur Rechnungsstellung in Österreich
Muss ich jede Rechnung archivieren?
Ja, laut österreichischem Recht müssen Rechnungen 7 Jahre aufbewahrt werden (Buchhaltungs- und Steuerpflicht). Auch digitale Rechnungen zählen dazu.
Darf ich Rabatte oder Skonti auf Rechnungen ausweisen?
Ja, Rabatte und Skonti müssen korrekt auf der Rechnung vermerkt werden, weil sie die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer beeinflussen.
Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern?
Korrekturen sind nur über Storno- oder Gutschriften möglich. Eine „einfach überschrieben“ Rechnung ist steuerlich ungültig.
Welche Rechnungsarten gibt es noch?
Neben der Standardrechnung, Proforma-Rechnung, elektronischen Rechnung und Reverse-Charge gibt es auch: Gutschriften (zur Korrektur von Rechnungen), Anzahlungen / Teilrechnungen, Barrechnungen / Kassenbelege
Muss die Umsatzsteuer immer ausgewiesen werden?
Nein, bei Kleinunternehmerregelung oder steuerfreien Leistungen entfällt die Ausweisung der Umsatzsteuer.
Kann ich Rechnungen in Fremdwährung schreiben?
Ja, aber bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen innerhalb Österreichs muss der Rechnungsbetrag für das Finanzamt in Euro angegeben werden.
Wie kann ich eine Rechnung automatisieren?
Viele Unternehmer:innen nutzen Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme, um Rechnungen automatisch zu erstellen, zu versenden und zu archivieren.
Was passiert, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt?
Sie können Mahnungen verschicken und bei Bedarf rechtliche Schritte einleiten. Offene Rechnungen wirken sich direkt auf die Liquidität aus.