Viele verbinden Controlling noch immer mit Kontrolle. Mit erhobenem Zeigefinger, mit Zahlenhüllen, mit dem gefürchteten Rotstift. Doch Controlling ist mehr als das: Es ist der Steuerungsmechanismus, der Unternehmen hilft, Kurs zu halten – auch bei Nebel, Sturm oder Gegenwind. Gerade in einem wirtschaftlich herausfordernden Umfeld ist gut gemachtes Controlling für KMU kein Nice-to-have, sondern ein Muss.
Was ist Controlling wirklich?
Controlling kommt vom englischen to control – und das heißt nicht „kontrollieren“, sondern „steuern“. Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu überwachen oder Budgets kleinzurechnen, sondern darum, Informationen zu sammeln, zu analysieren und daraus gezielt Entscheidungen abzuleiten. Controlling schafft Transparenz. Und Transparenz ist die Grundlage für Steuerung.
In der Praxis ist Controlling ein geschlossener Regelkreis aus Planung, Steuerung, Kontrolle und Information. Unternehmen planen auf Basis realistischer Zielsetzungen. Sie steuern aktiv, wenn Abweichungen auftreten. Sie kontrollieren nicht aus Misstrauen, sondern um frühzeitig reagieren zu können. Und sie versorgen Entscheidungsträger mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit.
Controlling in der Gründungsphase – ein oft unterschätzter Hebel
Gerade in der frühen Phase eines Unternehmens kann Controlling über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Wer seine Liquidität nicht im Griff hat, kann schnell in finanzielle Schieflage geraten – auch bei gutem Umsatz.
Ein einfaches Planungsmodell, das fixe und variable Kosten, realistische Umsatzannahmen und eine Liquiditätsvorschau enthält, reicht oft schon aus. So lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und vermeiden. Auch erste KPIs – etwa der monatliche Break-even oder die Kundenakquisekosten – helfen Gründer*innen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die drei Ebenen des Controllings
Controlling ist nicht eindimensional – es wirkt auf drei Ebenen:
- Normatives Controlling legt die langfristige Unternehmensausrichtung fest: Werte, Leitbilder, nachhaltige Zielsetzungen. Es schafft die strategische Identität eines Unternehmens.
- Strategisches Controlling beschäftigt sich mit der langfristigen Zielerreichung (3–5 Jahre). Es fragt: Wo wollen wir hin? Was verändert sich im Markt? Wo liegen Chancen und Risiken?
- Operatives Controlling sorgt für die kurzfristige Steuerung des Tagesgeschäfts. Hier geht es um Budgets, Liquidität, Produktivität und Effizienz.
Gerade KMU konzentrieren sich häufig stark auf das Operative – doch ohne strategische, taktische und strategische Verankerung fehlt die Richtung.
Warum gerade KMU Controlling brauchen
Viele kleine und mittlere Unternehmen agieren sehr operativ: Der Alltag diktiert das Tempo, Entscheidungen werden aus dem Bauch heraus getroffen, Zahlen eher im Nachhinein betrachtet. Das kann gutgehen – solange alles gutgeht. Aber bei wirtschaftlicher Unsicherheit, starkem Wettbewerb oder regulatorischem Druck braucht es mehr: Weitblick, Struktur und Fakten.
Gutes Controlling liefert genau das:
- Frühwarnsystem statt Rückspiegel: Wer nur auf vergangene BWA-Zahlen blickt, handelt reaktiv. Wer aber Trends, Abweichungen und Szenarien im Blick hat, kann rechtzeitig gegensteuern.
- Entscheidungssicherheit statt Bauchgefühl: Die Intuition erfahrener Unternehmer ist wertvoll – aber sie sollte durch valide Daten gestützt werden.
- Strategische Entwicklung statt Tagesgeschäft: Controlling hilft, Ressourcen gezielt einzusetzen und mittel- bis langfristige Ziele nicht aus dem Blick zu verlieren.
Die wichtigsten Aufgaben im Controlling
Controlling ist kein Monolith, sondern ein integriertes System aus verschiedenen Funktionen:
- Planung: Budgetierung, Investitionsentscheidungen, Liquiditätsvorschau
- Analyse: Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen, Ursachenforschung
- Steuerung: Maßnahmenplanung, Priorisierung, Optimierung von Prozessen
- Berichtswesen: Dashboards, Reports, KPI-Kommunikation
- Führung unterstützen: Entscheidungsvorlagen, Szenarioanalysen, Risikoabschätzung
Im strategischen Controlling kommen weitere Werkzeuge hinzu: SWOT-Analysen, Gap-Analysen, Portfoliomodelle, Balanced Scorecards oder Szenarientechniken. Damit lassen sich komplexe Zukunftsfragen systematisch bearbeiten.
Welche Kennzahlen zählen wirklich?
Controlling ist nur so gut wie die Kennzahlen, auf die es sich stützt. Wichtig ist nicht die Fülle, sondern der Fokus: Welche KPIs sind entscheidungsrelevant, beeinflussbar und mit den Unternehmenszielen verknüpft?
Klassische Beispiele sind:
- Finanzen: EBIT, Cashflow, Eigenkapitalquote, Working Capital
- Prozesse: Durchlaufzeiten, Ausschussquoten, Auslastung
- Vertrieb: Auftragsbestand, Conversion Rate, Kundenstruktur
- Qualität: Reklamationen, Kundenzufriedenheit, TermintreueControlling bedeutet, aus Zahlen Handlungen abzuleiten – regelmäßig, systematisch und konsequent.
Kontrollarten im Überblick
„Kontrolle“ im Controlling ist nicht Überwachung, sondern ein aktives Frühwarnsystem. Insbesondere im strategischen Controlling gibt es:
- Prämissenkontrolle: Stimmen unsere Annahmen noch?
- Durchführungskontrolle: Werden Maßnahmen planmäßig umgesetzt?
- Umfeldkontrolle: Wie verändern sich Markt, Wettbewerb, Technologie?
Diese differenzierten Kontrollarten helfen, auf Kurs zu bleiben – auch wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.
Controlling und Qualitätsmanagement: Zwei Seiten derselben Medaille
Im industriellen Umfeld sind Controlling und Qualitätsmanagement eng verbunden. Beide Systeme analysieren Abweichungen – aber mit unterschiedlichen Perspektiven.
Beispiel: Eine hohe Reklamationsquote signalisiert dem QM ein Prozessproblem. Im Controlling wird daraus ein wirtschaftlicher Faktor: Kosten, Kundenbindung, Folgewirkungen. Erst gemeinsam ergibt sich ein vollständiges Bild.
Häufige Fehler im KMU-Controlling – und wie man sie vermeidet
Controlling scheitert selten an Tools – sondern an falschen Grundannahmen. Typische Fehler:
- Nur rückblickend denken: Zahlen von gestern sagen wenig über die Risiken von morgen.
- Zahlen ohne Kontext: Eine hohe Auslastung ist gut – aber nicht, wenn dabei Verluste entstehen.
- Keine Verbindung zur Taktik und Strategie: KPIs müssen das Geschäftsmodell widerspiegeln.
- Zu kompliziert, zu selten, zu spät: Wenn Reports verstauben, statt Entscheidungen zu erleichtern, läuft etwas schief.
- Und ganz wesentlich: nur echte geprüfte Basisdaten führen langfristig zum Erfolg. Denn wenn schon am Start falsche Inputs verwendet werden, kommt am Ende nichts Verwertbares heraus.
Besser: Weniger Zahlen, dafür relevante. Weniger Reports, dafür regelmäßig. Weniger Bauchgefühl, dafür Klarheit.
Digitalisierung und Controlling: Mehr als nur Excel
Viele KMU arbeiten noch mit Excel – oft sehr professionell. Doch moderne Controlling-Systeme bieten mehr: Transparenz, Automatisierung und Geschwindigkeit. Digitale Dashboards, ERP-Schnittstellen, automatisierte Alarme oder mobiler Zugriff machen den Unterschied.
Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten, projektbasiertem Arbeiten oder komplexen Abläufen lohnt sich die Investition in digitale Strukturen – nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch für die Skalierbarkeit.
Controlling als Zukunftsfunktion
Controlling wandelt sich: Vom Zahlenlieferanten zum strategischen Sparringspartner der Geschäftsführung. Es geht nicht mehr nur um Reporting – sondern darum, die richtigen Fragen zu stellen und fundierte Entscheidungen vorzubereiten.
Für KMU bedeutet das:
- Controlling ist Chefsache, sollte aber professionell betrieben werden.
- Externes Know-how kann helfen, Strukturen schnell und zielgerichtet aufzubauen.
- Controlling ist kein Selbstzweck, sondern ein Instrument zur nachhaltigen Unternehmensentwicklung.
Wie kann Q-Fi Sie beim Controlling unterstützen?
Controlling muss nicht kompliziert oder ressourcenintensiv sein – vor allem nicht, wenn Sie dabei auf erfahrene Begleitung setzen. Q-Fi unterstützt Sie genau dort, wo Sie uns brauchen: pragmatisch, lösungsorientiert und auf Augenhöhe.
Unser Angebot für KMU umfasst:
- Deepdive: Wir arbeiten nicht nur mit Zahlen, sondern ergründen auch die zugrundeliegenden Basisdaten – so entsteht ein durchgehend transparentes Bild, dass von allen Bereichen & Ebenen im Unternehmen getragen wird.
- Beratung: Nach fundierter Analyse Ihrer aktuellen Controlling-Strukturen identifizieren wir Potenziale für Optimierung, Digitalisierung und Vereinfachung.
- Coaching: Wir schulen Sie und Ihr Team in den Grundlagen des Controllings – praxisnah, leicht verständlich und direkt anwendbar im Alltag.
- Outsourcing: Sie möchten bestimmte Aufgaben nicht intern abbilden? Kein Problem – wir übernehmen für Sie das operative Controlling, das Reporting oder die KPI-Aufbereitung.
Ganz gleich, ob Sie gerade starten, sich neu aufstellen oder wachsen möchten: Wir helfen Ihnen dabei, ein Controlling aufzubauen, das zu Ihrem Unternehmen passt – und das Ihnen hilft, mit Sicherheit zu steuern.
Fazit: Wer steuert, bleibt handlungsfähig
Controlling ist nicht Kontrolle – es ist Navigation. Ein Kompass, der Orientierung schafft, bevor ein Sturm aufzieht. Für KMU in Industrie, Produktion oder Dienstleistung ist Controlling der Unterschied zwischen Reagieren und Gestalten.
Wer das Controlling als Steuerungsinstrument versteht und klug einsetzt, gewinnt Sicherheit, Klarheit und Zukunftsfähigkeit. Nicht weil alles kontrolliert wird – sondern weil alles steuerbar wird.
