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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) – So behalten Sie Ihre Finanzen im Griff

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung, die besonders für kleinere Unternehmen in Österreich interessant ist. Sie wird vor allem von Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen und kleinen Personengesellschaften genutzt.

Anders als bei der doppelten Buchführung basiert die EAR auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Einnahmen und Ausgaben werden erst dann erfasst, wenn das Geld tatsächlich auf dem Konto eingeht oder ausgeht. Diese Praxisnähe macht die EAR besonders einfach und übersichtlich. 

Wer darf die EAR nutzen – und wer nicht? 

Nicht jedes Unternehmen kann die EAR anwenden. Sie ist vor allem für: 

  • Einzelunternehmen und freie Berufe, 

  • kleine Personengesellschaften wie OG oder KG, 

  • Unternehmer:innen, die unter bestimmten Umsatzgrenzen bleiben (derzeit unter 700.000 € Jahresumsatz), 

geeignet. 

Tipp: Auch wer freiwillig auf die doppelte Buchführung verzichten möchte, muss die Umsatzgrenzen beachten, sonst drohen Nachzahlungen und Strafen.

einnahmen-ausgaben-rechnung

Tipp: Auch wer freiwillig auf die doppelte Buchführung verzichten möchte, muss die Umsatzgrenzen beachten, sonst drohen Nachzahlungen und Strafen.

 Ordnung im Finanzchaos: Die wichtigsten Aufzeichnungen 

Auch bei der vereinfachten EAR müssen Unternehmer:innen bestimmte Aufzeichnungen führen, damit die Steuerbehörde jederzeit nachvollziehen kann, wie Einnahmen und Ausgaben zustande kommen: 

  • Einnahmen-Ausgaben-Journal: Dokumentiert alle Geldflüsse des Unternehmens.

     

  • Wareneingangsbuch: Für Unternehmer:innen, die Waren einkaufen und weiterverkaufen.

     

  • Anlagenverzeichnis: Listet abnutzbare Wirtschaftsgüter des Betriebsvermögens auf.

     

  • Lohnkonten: Notwendig, wenn Mitarbeiter:innen beschäftigt werden.

     

  • Umsatzsteueraufzeichnungen: Erfassen steuerpflichtige Umsätze und Vorsteuern. 

Praxis-Tipp: Auch wenn keine Pflicht besteht, empfiehlt es sich, die Aufzeichnungen digital zu führen – das spart Zeit und erleichtert die Steuererklärung enorm.

Praxis-Tipp: Auch wenn keine Pflicht besteht, empfiehlt es sich, die Aufzeichnungen digital zu führen – das spart Zeit und erleichtert die Steuererklärung enorm.

Absetzung für Abnutzung (AfA) – Wirtschaftsgüter clever abschreiben 

Nicht alle Ausgaben können sofort geltend gemacht werden. Abnutzbare Wirtschaftsgüter, die mehr als 1.000 € kosten, müssen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die jährliche AfA errechnet sich aus den Anschaffungskosten dividiert durch die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. 

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 1.000 € netto können im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. 

Praxis-Tipp: Eine gezielte Planung von Anschaffungen am Jahresende kann helfen, Steuern zu sparen und den Gewinn optimal zu gestalten. 

Umsatzsteuer und EAR – Brutto oder Netto? 

Unternehmer:innen haben die Wahl zwischen zwei Methoden: 

  • Bruttomethode: Einnahmen und Ausgaben werden inklusive Umsatzsteuer erfasst.

     

  • Nettomethode: Einnahmen und Ausgaben werden ohne Umsatzsteuer erfasst.

     

Die Wahl der Methode beeinflusst, wie Vorsteuer und Umsatzsteuer im Jahresabschluss behandelt werden. Gerade für Kleinunternehmer:innen kann die Nettomethode einfacher sein, da hier die Umsatzsteuer separat ausgewiesen wird. 

Steuerliche Vorteile clever nutzen 

Wer die EAR richtig anwendet, kann von steuerlichen Begünstigungen profitieren: 

  • Gewinnfreibetrag: Ein Freibetrag, der den steuerpflichtigen Gewinn reduziert.

     

  • Investitionsfreibetrag: Ein Freibetrag für Investitionen in abnutzbare Wirtschaftsgüter, der steuerliche Vorteile bringt.

Tipp: Diese Freibeträge sollten frühzeitig bei der Planung des Jahresabschlusses berücksichtigt werden, um Liquidität und Steuerlast optimal zu steuern. 

Tipp: Diese Freibeträge sollten frühzeitig bei der Planung des Jahresabschlusses berücksichtigt werden, um Liquidität und Steuerlast optimal zu steuern. 

Steuererklärung & Aufbewahrung – so sind Sie auf der sicheren Seite 

Unternehmer:innen, die die EAR anwenden, müssen jährlich eine Einkommensteuererklärung (Formular E1a) abgeben. Alle relevanten Unterlagen wie Belege und Aufzeichnungen sind mindestens sieben Jahre aufzubewahren. 

Praxis-Tipp: Auch digitale Belege sollten sicher gespeichert werden – sie sind genauso rechtsgültig wie Papierbelege. 

Praxis-Tools: Vorlagen und Muster der WKO 

Die WKO stellt praktische Vorlagen bereit, um die EAR korrekt zu führen: 

  • Einnahmen-Ausgaben-Journal

     

  • Anlagenverzeichnis

     

  • Wareneingangsbuch
     
  • Kassabuch

     

Diese Muster helfen besonders Einsteiger:innen, die ersten Schritte bei der EAR zu meistern. 

Fazit: Einfach, praxisnah, effizient 

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die perfekte Methode für kleinere Unternehmen, um ihre Finanzen übersichtlich und transparent zu führen. Wer die Regeln beachtet, kann seine steuerlichen Pflichten effizient erfüllen, Liquidität besser steuern und von möglichen steuerlichen Begünstigungen profitieren. 

Profi-Tipp: Wer plant, zu wachsen oder komplexere Investitionen zu tätigen, sollte frühzeitig prüfen, ob die EAR noch ausreichend ist – gegebenenfalls ist der Wechsel zur doppelten Buchführung sinnvoll. 

FAQ – Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR)

Was ist der Unterschied zwischen EAR und doppelter Buchführung?

Die EAR erfasst Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip, während die doppelte Buchführung alle Geschäftsvorfälle vollständig auf Konten bucht und auch Forderungen und Verbindlichkeiten berücksichtigt.

Grundsätzlich ja, solange bestimmte Umsatzgrenzen (derzeit 700.000 € Jahresumsatz) nicht überschritten werden. Kapitalgesellschaften wie GmbHs sind verpflichtet, doppelte Buchführung zu führen.

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, erleichtert aber die Übersicht und verhindert Fehler, wenn private und betriebliche Zahlungen getrennt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 1.000 € netto) können sofort vollständig abgeschrieben werden. Teurere Anschaffungen müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Einnahmen-Ausgaben-Journal, Wareneingangsbuch, Anlagenverzeichnis, Lohnkonten (falls Mitarbeiter:innen) und Umsatzsteueraufzeichnungen.

Fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Steuernachzahlungen, Strafen oder Problemen bei einer Betriebsprüfung führen. Deshalb ist Sorgfalt entscheidend.