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Rechnung in Österreich: Was muss draufstehen und wann gilt sie als korrekt?

Eine Rechnung in Österreich ist ein zentrales Dokument für Unternehmer:innen und Freiberufler:innen. Sie dient nicht nur als Zahlungsnachweis, sondern auch als Grundlage für die Buchhaltung und für steuerliche Zwecke. Wer eine Rechnung schreibt, sollte alle gesetzlichen Vorgaben einhalten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden und die eigene Liquidität zu sichern.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine schriftliche Aufstellung über erbrachte Lieferungen oder Dienstleistungen, die vom Kunden bezahlt werden müssen.

Sie dokumentiert den Zahlungsanspruch und ermöglicht Unternehmer:innen den Vorsteuerabzug.

In Österreich ist jede Rechnung ein offizieller Beleg für die Buchhaltung und ein Nachweis für Betriebsprüfungen.

In Österreich sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen 7 Jahre lang aufzubewahren – auch digitale Rechnungen müssen so lange gespeichert werden.

rechnung

In Österreich sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen 7 Jahre lang aufzubewahren – auch digitale Rechnungen müssen so lange gespeichert werden.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Laut österreichischem Umsatzsteuergesetz (§ 11 UStG) muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten. Wer eine Rechnung schreiben Österreich korrekt erstellen will, muss folgende Punkte berücksichtigen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers

  • Ausstellungsdatum der Rechnung

  • Fortlaufende Rechnungsnummer

  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Dienstleistung

  • Liefer- bzw. Leistungsdatum

  • Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag

  • Gesamtbetrag (Brutto)

  • UID-Nummer (ab 10.000 € brutto und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen unabhängig vom Betrag)

Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto gelten vereinfachte Vorgaben: Hier müssen lediglich Ausstellungsdatum, Bezeichnung der Leistung und Gesamtbetrag inklusive Steuer angegeben werden.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto gelten vereinfachte Vorgaben: Hier müssen lediglich Ausstellungsdatum, Bezeichnung der Leistung und Gesamtbetrag inklusive Steuer angegeben werden.

Was sind die Unterschiede nach Rechtsform?

Die Pflichtangaben gelten für alle Unternehmensformen, egal ob e.U., GmbH oder AG. Unterschiede bestehen lediglich in den zusätzlichen Angaben: Einzelunternehmer:innen müssen den vollständigen Namen und die Geschäftsadresse angeben, während Kapitalgesellschaften zusätzlich Firmenbuchnummer, Sitz und zuständiges Gericht aufführen müssen.

Wann müssen Rechnungen geschrieben werden?

Rechnungen sollten zeitnah nach Leistungserbringung erstellt werden. Das sichert die Liquidität des Unternehmens und erleichtert das Mahnwesen. Für Privatkunden genügt die Rechnung auf Verlangen, bei Unternehmer:innen muss sie immer ausgestellt werden.

Besondere Rechnungsformen

  • Proforma-Rechnung: Dient als Vorab-Dokumentation, z. B. für Kostenvoranschläge oder den Zoll.

  • Elektronische Rechnung: Digitale Rechnungen sind zulässig, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind.

  • Reverse-Charge-Rechnung: Die Umsatzsteuer wird auf den Leistungsempfänger übertragen, insbesondere bei EU-weiten Lieferungen

Wann verjährt eine Rechnung?

In Österreich verjähren Forderungen aus Rechnungen in der Regel nach drei Jahren ab Fälligkeit. In Sonderfällen können längere Fristen gelten. Unternehmer:innen sollten daher offene Rechnungen zeitnah einfordern, um Forderungsverluste zu vermeiden.

Fehlerhafte Rechnungen

Fehlen Pflichtangaben oder ist die Rechnung unvollständig, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. In solchen Fällen muss die Rechnung korrigiert oder neu ausgestellt werden.

Rechnungsmuster der WKO

Die Wirtschaftskammer Österreich stellt ein praktisches Rechnungsmuster zur Verfügung, das alle Pflichtangaben enthält und als Vorlage genutzt werden kann: WKO-Rechnungsmuster.

Fazit

Eine Rechnung in Österreich korrekt auszustellen ist entscheidend für die rechtliche Absicherung, die eigene Liquidität und die steuerliche Ordnung. Egal, ob man als Einzelunternehmer:in, Freiberufler:in oder GmbH tätig ist: Wer die Pflichtangaben kennt, Rechnungen zeitnah erstellt und bei Bedarf auf elektronische oder spezielle Rechnungsformen wie Proforma oder Reverse-Charge zurückgreift, minimiert Risiken und erleichtert die Buchhaltung. Das WKO-Rechnungsmuster bietet eine praktische Orientierung, um Fehler zu vermeiden und den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Richtig ausgestellte Rechnungen sichern nicht nur die Zahlungsansprüche, sondern tragen auch zu einer klaren Unternehmensorganisation bei – und das zahlt sich langfristig aus.

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung in Österreich

Muss ich jede Rechnung archivieren?

Ja, laut österreichischem Recht müssen Rechnungen 7 Jahre aufbewahrt werden (Buchhaltungs- und Steuerpflicht). Auch digitale Rechnungen zählen dazu.

Ja, Rabatte und Skonti müssen korrekt auf der Rechnung vermerkt werden, weil sie die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer beeinflussen.

Korrekturen sind nur über Storno- oder Gutschriften möglich. Eine „einfach überschrieben“ Rechnung ist steuerlich ungültig.

Neben der Standardrechnung, Proforma-Rechnung, elektronischen Rechnung und Reverse-Charge gibt es auch: Gutschriften (zur Korrektur von Rechnungen), Anzahlungen / Teilrechnungen, Barrechnungen / Kassenbelege

Nein, bei Kleinunternehmerregelung oder steuerfreien Leistungen entfällt die Ausweisung der Umsatzsteuer.

Ja, aber bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen innerhalb Österreichs muss der Rechnungsbetrag für das Finanzamt in Euro angegeben werden.

Viele Unternehmer:innen nutzen Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme, um Rechnungen automatisch zu erstellen, zu versenden und zu archivieren.

Sie können Mahnungen verschicken und bei Bedarf rechtliche Schritte einleiten. Offene Rechnungen wirken sich direkt auf die Liquidität aus.